«H ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των αρχείων των διοικητικών αρχών συντελεί στην αποτελεσματικότερη και ταχύτερη λειτουργία της δημόσιας διοίκησης, ενώ, ταυτόχρονα, συμβάλλει στην αποτύπωση της διοικητικής συνέχειας του κρατικού μηχανισμού και στην παροχή πλήθους πληροφοριών για τους διάφορους τομείς της κοινωνικής, οικονομικής, πολιτικής και πολιτιστικής ζωής του τόπου». 

Πρόκειται για εισαγωγική παράγραφο στην εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών με θέμα την διαχείριση και την διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων των διοικητικών αρχών της χώρας.

«Το αρχειακό υλικό που παράγεται από τις διοικητικές αρχές, ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του, χαρακτηρίζεται διοικητικό αρχείο και κατά συνέπεια, το θεσμικό πλαίσιο που ρυθμίζει την εκκαθάριση των δημόσιων αρχείων ισχύει όχι μόνον για τα έγγραφα σε χαρτώο υπόστρωμα, αλλά και το οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λ.π.), τα ηλεκτρονικά έγγραφα, καθώς και το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι [cd]), κ.ά. Σύμφωνα, δε, με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής 

Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές αναπαραστάσεις, 

φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση», επισημαίνεται στη εγκύκλιο.