Αθήνα 25.7.2007, 19:05
Εγκύκλιο για την κοινή υπουργική απόφαση περί «υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης πιστοποιητικών που αφορούν μονίμους υπαλλήλους και υπαλλήλους ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου των δημοσίων υπηρεσιών, ΝΠΔΔ και ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού», απέστειλε προς όλα τα υπουργεία, τις Περιφέρειες, τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις, τα Επαρχεία, τους Δήμους και τα ΚΕΠ    ο υφυπουργός Εσωτερικών κ. Απόστολος Ανδρεουλάκος.

Η Κοινή Υπουργική Απόφαση (ΚΥΑ) θα ισχύσει από την 11η Σεπτεμβρίου 2007 και για τα πιστοποιητικά τα οποία αναφέρονται σ’ αυτή, θα γίνεται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτη αναζήτηση από την αρμόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης υπηρεσία, χωρίς να απαιτείται η συναίνεση του ενδιαφερόμενου υπαλλήλου.

Τα πιστοποιητικά των οποίων θα γίνεται πλέον υποχρεωτικά αυτεπάγγελτη αναζήτηση, είναι τα εξής :
1. Βεβαίωση Προϋπηρεσίας
2. Πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών
3. Βεβαίωση/Πιστοποιητικό Υπηρεσιακής Κατάστασης ή Πιστοποιητικό  Υπαλληλικής    Ιδιότητας
4. Βεβαίωση αποδοχών/μισθοδοσίας

Η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των ανωτέρω πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων σημαίνει αφενός ότι δεν υποβάλλονται εφεξής ως απαιτούμενα δικαιολογητικά από τον υπάλληλο συνημμένα με την αίτησή του και αφετέρου ότι αναζητούνται από την αρμόδια για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης δημόσια Υπηρεσία (για θέματα όπως απόσπαση, μετάταξη, χορήγηση επιδομάτων, χορήγηση δανείων σε δημοσίους υπαλλήλους κλπ) η οποία απευθύνει σχετικό αίτημα προς την υπηρεσία, την οποία έχει υποδείξει επακριβώς ο αιτών υπάλληλος, σύμφωνα με το αντίστοιχο έντυπο που περιέχεται στην απόφαση.  Από το πεδίο εφαρμογής της προαναφερόμενης ΚΥΑ, εξαιρείται το ΑΣΕΠ, το οποίο δεν αναζητά αυτεπάγγελτα τα ανωτέρω πιστοποιητικά/βεβαιώσεις (παρ. 4, άρ. 1).

* Ακολουθεί το πλήρες κείμενο της εγκυκλίου.

*  *  *

Θέμα: Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών που αφορούν μονίμους υπαλλήλους και υπαλλήλους ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου των δημοσίων υπηρεσιών, ΝΠΔΔ και ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού

Σας πληροφορούμε ότι στο πλαίσιο της εφαρμογής των διατάξεων του Ν. 3242/04 (ΦΕΚ 102/Α΄) και Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 57/Α΄), εκδόθηκε η υπ' αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Α/17854/10-7-2007 Κοινή Απόφαση του Υπουργού  Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και των συναρμόδιων Υπουργών (ΦΕΚ  1171/Β΄/ 11-7-2007) με την οποία καθιερώνεται η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση τεσσάρων (4) πιστοποιητικών/βεβαιώσεων που απαιτούνται  για την έκδοση διοικητικών πράξεων και αφορούν μονίμους υπαλλήλους και υπαλλήλους ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου των δημοσίων υπηρεσιών, ΝΠΔΔ και ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού.

Η ανωτέρω Κοινή Υπουργική Απόφαση (ΚΥΑ) θα ισχύσει από την 11η Σεπτεμβρίου 2007  και για τα πιστοποιητικά τα οποία αναφέρονται σ’ αυτή, θα γίνεται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτη αναζήτηση από την αρμόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης Υπηρεσία χωρίς να απαιτείται η συναίνεση του ενδιαφερόμενου υπαλλήλου.

Τα πιστοποιητικά των οποίων θα γίνεται πλέον υποχρεωτικά αυτεπάγγελτη αναζήτηση, είναι τα εξής :
1. Βεβαίωση Προϋπηρεσίας
2. Πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών
3. Βεβαίωση/Πιστοποιητικό Υπηρεσιακής Κατάστασης ή Πιστοποιητικό  Υπαλληλικής Ιδιότητας
4. Βεβαίωση αποδοχών/μισθοδοσίας

Η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των ανωτέρω πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων σημαίνει αφενός ότι δεν υποβάλλονται εφεξής ως απαιτούμενα δικαιολογητικά από τον υπάλληλο συνημμένα με την αίτησή του και αφετέρου ότι αναζητούνται από την αρμόδια για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης δημόσια Υπηρεσία (για θέματα όπως απόσπαση, μετάταξη, χορήγηση επιδομάτων, χορήγηση δανείων σε δημοσίους υπαλλήλους κλπ) η οποία απευθύνει σχετικό αίτημα προς την υπηρεσία, την οποία έχει υποδείξει επακριβώς ο αιτών υπάλληλος, σύμφωνα με το αντίστοιχο έντυπο που περιέχεται στην απόφαση.

Από το πεδίο εφαρμογής της προαναφερόμενης ΚΥΑ, εξαιρείται το ΑΣΕΠ, το οποίο δεν αναζητά αυτεπάγγελτα τα ανωτέρω πιστοποιητικά/βεβαιώσεις (παρ. 4, άρ. 1).

Διαδικασία αναζήτησης των πιστοποιητικών
1) Η Υπηρεσία η οποία προκειμένου να κρίνει αίτημα υπαλλήλου οφείλει να αναζητήσει αυτεπάγγελτα οποιοδήποτε εκ των άνω πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων, υποχρεούται να αποστείλει το αίτημά της προς την αρμόδια υπηρεσία έκδοσης του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης εντός 24 ωρών από την παραλαβή του αιτήματος, αφού πρώτα αναζητήσει το τηλέφωνο επικοινωνίας της υπηρεσίας στην οποία θα απευθύνει το αίτημα υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και ενημερωθεί για τον ακριβή αριθμό τηλεομοιοτυπίας της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

Η αναζήτηση αυτή διενεργείται με έγγραφο, το οποίο πληροί τον διοικητικό τύπο του παραρτήματος (1-4) της προαναφερόμενης ΚΥΑ. Η συμπλήρωση του συνόλου των στοιχείων τα οποία απαιτούνται από το έγγραφο αυτεπάγγελτης αναζήτησης είναι υποχρεωτική για την Υπηρεσία.

Στο έγγραφο αυτό πρέπει να αναγράφονται τα ακόλουθα:
· Η Υπηρεσία, η οποία αναζητά τα εν λόγω πιστοποιητικά ή τις βεβαιώσεις.
· Τα πλήρη στοιχεία του υπαλλήλου ο οποίος είναι αρμόδιος για την υποχρεωτική αναζήτηση των εν λόγω πιστοποιητικών/βεβαιώσεων (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο κ.λ.π.)
· Η διαδικασία και ο δημόσιος σκοπός για τον οποίο απαιτείται το συγκεκριμένο πιστοποιητικό ή η βεβαίωση.
· Επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία του αιτούντος δημοσίου υπαλλήλου, για τον οποίο ζητείται το πιστοποιητικό ή η βεβαίωση όπως αυτά ορίζονται στα παραρτήματα (1-4), της εν λόγω ΚΥΑ.

Οι αρμόδιες υπηρεσίες και συγκεκριμένα οι Διευθύνσεις Διοικητικού και Οικονομικού των Υπουργείων, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, των αυτοτελών δημοσίων Υπηρεσιών και των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης α’ και β’ βαθμού που εκδίδουν πιστοποιητικά του άρθρου 1 της προαναφερόμενης ΚΥΑ, από την έναρξη ισχύος της, ήτοι από την 11η Σεπτεμβρίου 2007, πρέπει να φροντίσουν για τη διαθεσιμότητα των συσκευών τηλεομοιοτυπίας ώστε να γίνεται απρόσκοπτα η υποδοχή των αιτημάτων αυτεπάγγελτης αναζήτησης των ανωτέρω πιστοποιητικών και στη συνέχεια η αποστολή των πιστοποιητικών που αναζητούνται.

Στην περίπτωση κατά την οποία υπάρχουν περισσότερα τους ενός αιτήματα για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων που αφορούν τις ίδιες αρμόδιες υπηρεσίες, αυτά μπορούν να ομαδοποιηθούν στο ίδιο έγγραφο. Αυτό σημαίνει ότι στο ίδιο έγγραφο μπορεί να αναζητούνται πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις περισσοτέρων δημοσίων υπαλλήλων εφόσον αυτά εκδίδονται από την ίδια υπηρεσία.

2) Η υπηρεσία στην οποία απευθύνεται αίτημα υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης, εντός σαράντα οκτώ (48) ωρών, από την λήψη του συγκεκριμένου εγγράφου, οφείλει να αποστείλει με τηλεομοιοτυπία τα ζητούμενα πιστοποιητικά/βεβαιώσεις στην Υπηρεσία, η οποία τα έχει αναζητήσει.

3) Στις περιπτώσεις που βάσει ειδικών διατάξεων απαιτείται το πρωτότυπο των πιστοποιητικών ή των βεβαιώσεων  προωθείται η όλη διαδικασία με βάση το αντίγραφο, μέχρι την λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η οριστική διοικητική πράξη (άρθρο 2 της παραπάνω αναφερόμενης ΚΥΑ).
Επισημαίνουμε ότι οι υπάλληλοι των υπηρεσιών που χειρίζονται τα θέματα αυτά, οφείλουν να τηρούν τις περί εχεμύθειας διατάξεις του Ν. 3528/2007 (ΦΕΚ 26/Α/9-2-2007) ή άλλες σχετικές διατάξεις.  Επίσης, σύμφωνα με την παρ. 4 του αρ. 117 του ιδίου Νόμου προβλέπεται ρητά ότι η μη έγκαιρη διεκπεραίωση των υποθέσεών των πολιτών και η μη εφαρμογή των περί απλούστευσης των διαδικασιών και της καταπολέμησης της γραφειοκρατίας διατάξεων συνιστούν πειθαρχικό παράπτωμα, για το οποίο πειθαρχική εξουσία μπορεί να ασκεί και ο Υπουργός Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης.

Ενόψει της εφαρμογής της προαναφερθείσας απόφασης, οι υπηρεσίες, οφείλουν:
1) Να τροποποιήσουν τα σχετικά έντυπα των αιτήσεών τους, στα οποία αναγράφονται οι συγκεκριμένες βεβαιώσεις/πιστοποιητικά ως συνημμένα δικαιολογητικά, ώστε να αναγράφεται εμφανώς, η υποχρέωση της υπηρεσίας για την αυτεπάγγελτη αναζήτησή τους.
2) Να εφαρμόζουν τη διάταξη της παρ. δ του άρθρου 2 της Υπουργικής Απόφασης (ΦΕΚ90/Β/30-1-2007) για τη διακίνηση των πιστοποιητικών με τηλεομοιότυπο σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στο άρθρου 14 του Ν. 2672/1998 (ΦΕΚ 290/Α).
3) Να εφαρμόζουν τη διάταξη της παρ. ε του άρθρου 2 της εν λόγω Απόφασης, που αφορά την επικύρωση των πιστοποιητικών που λαμβάνονται μέσω τηλεομοιοτυπίας σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στο άρθρο 10 του Ν. 3230/2004.

Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούνται:
· Τα Υπουργεία και οι Περιφέρειες,
Α) να ενημερώσουν τους φορείς που εποπτεύουν κοινοποιώντας την παρούσα εγκύκλιο για την εφαρμογή της παραπάνω αναφερόμενης ΚΥΑ σχετικά με την εφαρμογή της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης από 11-9-2007 και
Β) να μεριμνήσουν για την συγκέντρωση στοιχείων για την εφαρμογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης, όπως αριθμός εγγράφων που ζητήθηκαν, τήρηση προθεσμιών κ.λ.π., προκειμένου να διαπιστωθεί η αποτελεσματικότητα του μέτρου.
· Όλες οι αρμόδιες Υπηρεσίες, να εφαρμόσουν πιστά την εν λόγω ΚΥΑ, για την υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των συγκεκριμένων πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων.
· Η Γενική Διεύθυνση Τοπικής Αυτοδιοίκησης του ΥΠΕΣΔΔΑ να ενημερώσει και να συντονίσει τους Δήμους, τις Κοινότητες και τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις για την πιστή τήρηση των ανωτέρω.

Επίσης σας πληροφορούμε ότι το σύνολο του πληροφοριακού υλικού που αφορά στην παρούσα εγκύκλιο βρίσκεται στην ιστοσελίδα της ΓΓΔΔ&ΗΔ www.gspa.gr στη θέση: Δημόσια Διοίκηση > Εκσυγχρονισμός > Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Δικαιολογητικών> Πιστοποιητικά δημοσίων υπαλλήλων.

Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι για τυχόν διευκρινίσεις ή πρόσθετες πληροφορίες η υπηρεσία μας βρίσκεται στην διάθεσή σας.

Ο Υφυπουργός
Απόστολος Ανδρεουλάκος